업무 효율성을 높이기 위한 제조사 A사의 리더십 교육 사례

최근 근로기준법이 개정되어 주당 법적 근로 시간이 주 68시간에서 52시간으로 단축되었습니다. 오는 7월 1일부터 순차적으로 적용될 예정이죠. 근로시간 단축으로 인해 더 짧은 시간에 많은 업무를 다 처리 할 수 있도록 업무 효율성을 높이는 것이 중요해지고 있습니다. 업무 효율성을 높이기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 한국포럼에서 교육을 통해 업무 효율성을 높인 제조사 A사의 사례를 소개해 드리겠습니다.

A사의 교육 니즈
제조사 A사는 국내 시장에서 선두를 달리고 있는 기업입니다. 하지만 날이 갈수록 심화되는 시장 경쟁으로 인해 직원들의 업무가 날이 갈수록 늘어나고 이로 인해 야근이 잦아지는 등 직원들의 근로 시간은 계속 늘어나고 있었습니다. 하지만 늘어난 업무 시간에 비례해 성과가 높아지기는커녕 오히려 정체되거나 심하면 성과가 낮아지는 경우도 생겨났습니다. 이에 A사는 이를 극복하기 위한 방법을 찾기 위해 한국포럼에 교육을 문의 하였습니다.

한국포럼의 교육 설계
한국포럼에서는 실질적으로 직장인의 업무 효율성을 방해하는 요인들을 찾고, 이것을 제거하는데 도움이 되는 교육을 설계하였습니다.
업무 효율성을 방해하는 요인들과 요인들을 제거 했을 때의 효과는 다음과 같이 볼 수 있습니다.
시간 관리 실패 : 투자하는 시간 대비 낮은 업무 결과물 및 성과
     → 요인 제거 시 효과 : 성과와 직결된 업무에 시간 투자
                                      중요도 낮은 불필요한 업무 축소
커뮤니케이션 오류 : 서로 다른 커뮤니케이션 방식에 대한 인지 및 수용 부족으로 생기는 불협화음과 추가되는 업무들
    →요인 제거 시 효과 : 회의 시간 단축
                                     동료에 대한 이해도 증대
                                     원활한 협업으로 인해 추가되는 업무 축소
                                     커뮤니케이션 어류로 인한 갈등 축소
비생산적 갈등 : 일 적으로 부딪히면서 발생하는 문제들로 인한 감정 및 시간 소모
     →요인 제거 시 효과 : 공통의 이해관계 파악
                                     서로에 대한 감정소모 축소
                                     커뮤니케이션 회피 축소

한국포럼은 업무 효율성을 위해 다음과 같이 과정을 설계하였습니다.

1. 정해진 시간 안에 최고의 성과를 내는 방법
학습자들이 현재 시간을 어떻게 사용하고 있으며, 직장인들이 가장 많이 빠지게 되는 시간관리의 함저은 무엇인지 살펴보았습니다. 이러한 내용을 바탕으로 현재 하고 있는 일과 투입하고 있는 시간을 정리해 보고, 자신의 업무적 역할과 업무 목표에 부합하는 시간 투자 계획을 수립해 보았습니다.
2. 업무 스타일에 따른 효과적인 커뮤니케이션 방법
학습자들은 업무 스타일을 각자 진단해 보고, 팀원들의 업무 스타일을 공유해 보는 것으로 일할 때 발생하던 커뮤니케이션 오류와 불협화음에 대해 돌아보는 시간을 가졌습니다. 단지 업무 스타일이 다를 뿐이라는 이해를 통해 부정적인 감정을 줄이고, 더 효과적으로 커뮤니케이션 하는 방법들에 대해 살펴보았습니다.
3. 비생산적 갈등을 줄이는 방법
직장에서의 갈등은 서로 다른 업무적 이해관계를 기반으로 발생하는 경우가 많고, 많은 사람들이 갈등 회피로 갈등을 증폭시키는 경향이 있습니다. 회사에서 생각보다 쉽게 적용 가능한 갈등해결 프로세스를 토대로 업무의 관점에서 갈등을 해결하는 방법에 대해 살펴보았습니다.

학습자 반응
□ 그 동안 업무에 대해 돌아볼 수 있었으며, 이를 통해 불필요한 시간을 바로 줄일 수 있을 것 같다.
□ 과정의 모든 내용이 업무에 바로 적용할 수 있어 좋았다.
□ 업무 효율성에 대해서 다시 생각할 수 있었으며, 이번 교육을 통해 업무를 효율적으로 할 수 있을 것 같다.

HRD Insight
앞에서 말했다시피 근로 시간 단축으로 인해 업무 효율성은 더욱 더 중요해지고 있습니다. 이러한 업무 효율성은 결국 개별 직원들의 셀프 리더십을 바탕으로 합니다. 이를 위한 지속적인 지원은 결국 조직적 성과로 나타날 수 있을 것입니다.

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