[전문가칼럼] 어떻게 하면 업무 효율성을 높일 수 있을까?

우리의 근무환경은 어떻습니까? 얼마나 업무에 집중할 수 있나요?
단체 카톡, 인스타그램, 페이스북, 메신저, 사내 인트라넷, 메일, 웹서핑, 끊임없는 회의, 수 많은 결재와 보고 등 이러한 근무 환경에서 우리가 집중하며 일하는 시간은 하루 중 얼마나 될까? 많은 직장인들이 정해진 근무시간에 업무를 마무리하지 못해 야근까지 해야 하는 경우가 허다하다. 관련 연구에 따르면 직장인들은 한 시간에 20번 정도의 방해를 받고 있으며 다른 곳에 주위를 빼앗겼다가 본래 업무로 돌아오는 시간은 23분 정도 걸리고 평균적으로 업무에 집중하는 시간은 11분 밖에 되지 않는다고 발표했다. 이 연구 조사 결과는 업무효율성 제고측면에서 시사하는 바가 매우 크다. 산만한 주위환경이 업무집중의 방해요인으로 작용하고 있으며 업무효율성을 높이기 위해서는 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어 주어야 한다. 기업에서는 조직 구성원들이 업무에 몰입하고 집중할 수 있도록 환경적 요소와 정서적 요소를 고려해야 한다.

 

1. 환경적 접근 방법은?
이미 많은 기업에서 산만한 근무환경을 극복하고 업무효율성을 높이기 위하여 집중근무제를 도입하고 있다. ICT 대기업인 L사는 911근무제라하여 9시부터 11시까지를 집중근무시간으로 운영하고 있으며 또 다른 대기업의 제조공장에서는 8시30분부터 10시까지, 오후 4시부터 5시 30분까지 각 1시간 30분을, 수출입 관련 국책은행에서도 10시부터 11시까지, 오후 2시30분부터 3시30분까지 각 1시간을 집중근무시간으로 정하고 있다. 집중근무시간에는 회의와 업무지시를 금지하고 인터넷 서핑, 흡연, 개인적인 전화통화, 잡담, 사내 인트라넷을 중단하고 업무에 집중할 수 있도록 규칙을 만들어 운영하고 있다. 일반적으로 기업에서 수행하는 업무를 생각과 에너지의 집중을 통하여 가치 있는 결과물을 만들어 내는 Deep Work와 일상회의, 이메일, 미팅, 전화, 비용정산, 보고 등 조직운영에 필요한 행정적인 업무인 Shallow Work로 구분할 수 있다. 생각과 고도의 에너지가 필요한 Deep Work는 집중근무시간에 실시하고 Shallow Work는 일반적인 시간에 수행하면 업무 효율성을 높일 수 있을 것이다.

2. 정서적 접근 방법은?
몰입은 조직에 대한 주인의식과 강한 연대감, 헌신과 동기부여를 통한 업무몰입을 의미하며 몰입도가 높은 구성원들은 자율적인 에너지가 작동되어 조직에 기여하는 바가 크며 높은 생산성을 유지하게 된다. 2013년 갤럽의 분석에 의하면 높은 몰입도를 가진 기업들은 결근, 이직, 안전사고, 재고손실 등의 비생산적 요소가 낮고 생산성, 수익성, 고객유지 등의 긍정적 요소들은 더 높게 나타났다. 美포럼사에 의하면 조직 구성원들이 일을 할 때 특정한 욕구가 충족될 때 몰입도가 증가하는데 이러한 구성원의 욕구를 몰입욕구라고 한다. 몰입욕구는 기간적 특성(장기적/단기적 관점)과 개인성향(자기지향성/집단지향성)에 따라 즐거움, 소속감, 인정, 발전, 성취의 5가지 요인으로 구분할 수 있다. 가령 즐거움은 단기적이고 조직을 지향하는 욕구로 다른 사람들과 긍정적인 방향으로 소통하고 업무에서 즐거움을 느낄 때 업무몰입도가 높아진다는 것이다. 5가지 욕구 중 각 개인이 특별히 강하게 느끼는 욕구를 핵심몰입욕구라 한다. 핵심몰입욕구는 각 사람마다 다르기 때문에 조직에서는 구성원들이 가지고 있는 핵심몰입욕구가 무엇인지를 파악하고 그에 적합한 몰입환경을 만들어 주어야 한다.

 

3. 핵심몰입욕구를 어떻게 파악할 수 있을까?
핵심몰입욕구는 언어, 행동, 우려사항, 관심사항을 관찰함으로써 파악할 수 있다. 관찰의 주요활동인 대화와 질문을 통하여 직원들의 핵심몰입욕구를 발견할 수 있지만 대화과정 에서 나오는 주요 키워드를 특정욕구와 무조건 연결시켜서는 곤란하다. 주요 키워드와 관련사항을 일회성으로 언급한 것인지 아니면 이전부터 지속적으로 일관되게 표현해 오던 것인지에 따라 달라질 수 있다. 일관성이 있고 지속적인 언어표현과 행동이라면 핵심몰입욕구의 근거가 될 수 있다. 핵심몰입욕구를 파악하는 또 다른 방법은 몰입욕구 를 진단하는 것이다. 한국포럼에서는 몰입욕구 진단 도구를 개발하여 운영 중에 있다. 조직의 리더들은 몰입욕구 진단을 통하여 구성원들의 몰입욕구가 무엇인지 파악하고 구성원 개인이 느끼는 핵심몰입욕구에 적합한 환경을 만들어 주어야 한다.
시장과 기업환경을 고려하여 적합한 집중근무시간제를 도입하고 임직원들의 핵심몰입욕구를 파악하여 업무몰입도를 높이면 업무효율성을 제고할 수 있다. 변화가 극심하고 경쟁이 치열한 경영환경에서 여러분 조직의 업무효율성은 어떠신지요?

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